En effektiv projektstyrning kan vara skillnaden mellan ett lyckat och misslyckat uppdrag. Här delar vi med oss av praktiska tips som hjälper dig att styra dina projekt från start till mål på ett framgångsrikt sätt!
Vad är projektstyrning?
Projektstyrning är en strategisk process som syftar till att hantera projektets resurser, tidsplaner och budget på ett effektivt sätt för att uppnå de önskade målen. I stora drag handlar det om att definiera mål, skapa en projektplan, tilldela resurser, övervaka framstegen samt hantera eventuella risken som kan uppstå längst resans gång.
Praktisk projektstyrning från a till ö
Så hur kan du använda projektstyrning i praktiken? Här är några tips för att komma igång:
Definiera målet
Börja med att definiera det övergripande målet för projektet och bryt sedan ner det i mindre delmål. Detta ger en tydlig riktning och hjälper dig att identifiera vilka uppgifter som behöver utföras för att uppnå projektmålet.
Ett övergripande mål kan exempelvis innebära att:
- Utveckla en ny produkt
- Implementera ett nytt system
- Öppna en ny avdelning eller ett nytt kontor
- Renovera en byggnad
- Förbättra kundupplevelsen
Oavsett vad du vill uppnå så är det viktigt att målet är realistiskt, mätbart och tidsbestämt.
Skapa en projektplan
När du har definierat ett mål är det dags att skapa en projektplan innehållandes alla uppgifter som behöver utföras, en tidsplan för individuella uppgifter och projektet i stort, budget, riskanalys och en tillhörande riskhanteringsplan, resursbehov och ansvarsområden för respektive deltagare.
För att underlätta projektplaneringen kan du med fördel använda dig av Blikks uppgiftstavla. Samla alla uppgifter på ett ställe och arbeta med checklistor, etiketter, start- och slutdatum för att driva projektet framåt, från start till mål.
Fördela resurserna
För att projektet ska kunna slutföras i rätt tid är det viktigt att alla deltagare vet vad de ska göra samt har en jämn arbetsbelastning. För att allokera rätt resurser till rätt arbetsuppgifter kan du med fördel använda dig av Blikks resursplaneringsverktyg.
Läs mer: Så skapar du en resursplan för dina projekt
Övervaka framstegen
Genom att samla dina uppgifter i Blikks överskådliga tavlor och arbeta med tidskalkyler och budgetar kan du enkelt analysera hur projektet fortskrider. På så sätt kan du snabbt upptäcka och ta itu med eventuella risker eller problem som uppstår.
Gör en slutrapport
När projektet är slutfört bör du göra en slutgiltig rapport där du redogör huruvida målet uppnåddes och om ni höll er inom tidsplan och budget. Det kan också vara nyttigt att samla alla deltagare för att reflektera över lärdomar och erfarenheter.
För att underlätta uppföljningen och få full koll på viktiga nyckeltal som intäkter, kostnader, resultat och timmar, kan du med fördel använda dig av Blikks analys- och rapportverktyg.
Läs mer: Så lyckas du med uppföljningen av dina projekt
Underlätta arbetet med Blikk
Med hjälp av Blikk får du full koll på dina projekt, hela vägen från planering till genomförande och uppföljning. Gör som tusentals andra företag och upptäck hur Blikk kan skapa tid och lönsamhet för dig!
