För ett heldigitalt företag med hemmajobbande anställda är det viktigt att hitta smarta och enkla verktyg till administrationen. Prisbelönta techbolaget App Shack sparade både tid och pengar när de bytte fyra olika system mot affärssystemet Blikk.
Att slösa så lite energi som möjligt på administration, och i stället satsa allt på sin affärsidé, är varje företagares dröm. Men det är inte helt enkelt att hitta rätt bland de administrativa systemen. Det vet ägarna bakom App Shack, techbolaget som vuxit snabbt sedan starten 2013, vunnit en rad priser och utsågs till DI gasell 2020.
Vd:n Joseph Dickenson berättar att företaget tog ett viktigt steg när de beslutade att bli helt befriade från papper och började sköta all administration digitalt – en avgörande förändring när alla anställda primärt jobbar hemifrån. Men trots en helt digital administration, med verktyg för allt från avtalshantering till tidrapportering, var det tidskrävande att få alla delar att fungera som en helhet.
– Arbetet blev väldigt personberoende när de olika funktionerna inte var integrerade med varandra. Det krävdes många manuella steg och inloggningar i olika system för att få allting att fungera, och vi var väldigt sårbara om någon var ledig, säger Joseph Dickenson och fortsätter:
– Men nu när vi har alla delar i Blikk är det betydligt mer lättjobbat och enklare att sköta administrationen.
Sparar både tid och pengar
Han uppskattar att App Shack nu lägger mellan två och tre timmar mindre på administration varje vecka med en kostnadsbesparing på ungefär 80 000 kronor. Dessutom gjorde övergången till Blikk att man kunde göra sig av med fyra befintliga system.
– Vi använder alla funktioner i Blikk, bland annat tidrapportering, resursplanering, faktureringsunderlag och avtalshantering. Vi har även övergått till projektekonomi, något vi inte hade möjlighet att göra innan eftersom det blev för krångligt med alla olika system, säger vd:n och fortsätter:
– Möjligheten att jobba med projekthantering och följa alla intäkter och kostnader i realtid, är oerhört värdefullt för oss som byrå. Med Blikk sparar vi både tid och pengar.
> Se videon om Blikk – få en helt ny syn på administration
Analyserar kostnader och rapporterad tid
Joseph Dickenson har även stor nytta av analysverktyget som ger honom möjlighet att utvärdera och analysera bland annat kostnader, intäkter, projekt och rapporterad tid för bolaget i stort.
– Jag använder det exempelvis för att se hur beroende vi är av varje enskild kund. Har vi en jämn portfölj eller har vi alla ägg i en korg? I analysverktyget får jag en enkel överblick över verksamheten.
