Som företagsledare vet du att administrativa processer kan sluka både tid och resurser. Vore det inte skönt om du kunde slippa dessa tidstjuvar och skapa tid för mer värdeskapande uppgifter? Här berättar vi hur du kan lyckas med just detta!
Goda anledningar att se över era processer
Administrativa uppgifter tar upp mer och mer tid hos svenska företag, vilket dels minskar produktiviteten och lönsamheten, men också försämrar arbetsmiljön. I en undersökning, som gjorts av företaget YouGov, anger var sjunde svensk krånglig administration som ett skäl till att byta jobb.
Det finns således många goda anledningar att se över de administrativa processerna på ditt företag.
En effektivisering kan bland annat leda till:
- Snabbare beslutsprocesser
- Färre fel och dyra misstag
- Minskade kostnader
- Ökad lönsamhet
- Minskad stress bland anställda
Så lyckas du med effektiviseringsarbetet
Här har vi samlat en handfull tips som kan hjälpa dig att minska administrationen och effektivisera processerna på ditt företag:
Kartlägg befintligt flöde
Innan du kan sätta igång med effektiviseringen behöver du veta hur det ser ut idag. Börja därför med att kartlägga vilka administrativa uppgifter ni utför i dagsläget och hur flödet ser ut för medarbetare med olika roller på företaget.
Försök även att notera vilka uppgifter som är mest krångliga och tidskrävande.
Några exempel på administrativa uppgifter:
- Hantering av avtal och offerter
- Tidrapportering
- Kvitto- och utläggshantering
- Resursplanering
- Attestering
- Sammanställning av faktura- och löneunderlag
- Bokföring och lönekörning
Eliminera uppgifter – om möjligt
När du är färdig med kartläggningen har du en god överblick av företagets administrativa processer och kan börja ställa frågor som:
- Varför gör vi detta, och tillför det värde?
- Kan uppgiften kombineras med en annan?
- Vad händer om vi tar bort den?
Eliminera uppgifter – om möjligt
Det är inte alla – ibland inte en enda – uppgifts som kan tas bort. Något som däremot är möjligt många gånger är att automatisera och digitalisera manuella arbetsuppgifter som resursplanering, fakturering och lönehantering för att bara nämna några.
Beroende på hur era processer ser ut kan olika typer av system vara lämpliga.
Oavsett om ni ”arbetar analogt” eller redan använder flera digitala lösningar kan det däremot vara fördelaktigt att samla flera funktioner i ett affärssystem och därigenom spara såväl tid som pengar!
Blikks smarta systemlösningar kan exempelvis hjälpa er att samla företagets viktigaste funktioner i ett och samma system – från offert till projekthantering, tidrapportering, resursplanering, uppföljning, faktura– och löneunderlag.
Tack vare detta kan många av våra kunder minska ner på antalet system.
– Tidigare var vi tvungna att använda flera olika system för att sköta alla de saker vi kan göra i Blikk, berättar Amando Morino, vd på Vikta Partner.
Något som i sin tur leder till minskad administration och mer tid för värdeskapande uppgifter.
– Blikk sparar oss 160 timmar varje månad som vi annars hade behövt lägga på administration, säger Anders Eriksson, grundare av Elva Group.
eller spana in våra bästa tips för ett lyckat systembyte.
