Att sammanställa korrekta löneunderlag kan vara både tids- och energikrävande. Inte minst i större organisationer. Här hittar du en handfull konkreta tips som hjälper ditt företag att effektivisera lönehanteringen!
Var noggrann med tidredovisningen
Bristande tidredovisning är en av de vanligaste orsakerna till felaktiga löneutbetalningar och efterföljande dubbelarbete. Något som stjäl värdefull tid för alla inblandade. För att undvika detta bör du uppmuntra de anställda att vara noggrann med tidrapporteringen, vilket kan vara lättare sagt än gjort eftersom många ser det som ett nödvändigt ont.
Ett av de mest effektiva sätten att motivera de anställda är däremot enklare än du tror. Nyfiken på att veta hur? Spana in vår artikel där vi berättar mer om hur du underlättar tidrapporteringen för dina anställda.
Underlätta utläggshanteringen
Utöver arbetstiden kan ersättningar för utlägg påverka de anställdas lön. Att underlätta detta moment bör därför vara en prioritet och kan exempelvis göras genom att:
- Utse en eller flera personer som är attestansvarig
- Informera om hur utlägg ska registreras på bästa sätt
- Använda en digital utläggshanterare
- Registrera kvitton direkt via mobilen
- Automatisera manuella processer
Upptäck fler goda anledningar att digitalisera företagets kvitton och tipsen som effektiviserar er utläggshantering.
Använd ett digitalt system
Genom att implementera ett digitalt affärssystem som Blikk kan du och dina medarbetare enkelt registrera tid, kvitton, utlägg, resor och traktamenten via dator och mobilapp.
Uppgifterna kan attesteras snabbt och smidigt för att sedan sammanställas till kompletta löneunderlag samt skickas över till marknadens vanligaste lönesystem som Fortnox Lön, Visma Lön Smart och Crona Lön för att bara nämna några.
För att underlätta lönehanteringen ytterligare har du möjlighet att bjuda in och samarbeta med din redovisningsbyrå i Blikk. På så sätt kan din byrå granska tidrapporter och kvitton samt exportera löneunderlag på egen hand. Samarbetet är dessutom kostnadsfritt för både dig och din byrå.
Sätt upp tydliga rutiner
Oavsett vilket, eller vilka, system som ditt företag använder för att sköta sin lönehantering är det fördelaktigt att sätta upp rutiner för när och hur de anställda ska rapportera arbetade timmar, frånvaro, ledighet, övertid, utlägg, resor och andra eventuella uppgifter som är lönegrundande.
Se även till att utbilda de anställda i hur de använder systemet på bästa sätt. På så sätt minskar risken för förvirring och felaktigheter!
Följ upp och anpassa rutinerna
Hur tydliga processer och rutiner man än sätter upp kan de behöva anpassas med tiden. Såväl lag- och regeländringar som förändrade förutsättningar i verksamheten kan vara skäl till att se över rutinerna. Det är därför av största vikt att löpande följa upp och utvärdera era arbetssätt.
Underlätta vardagen med Blikk
Blikk är ett molnbaserat system som samlar ditt företags viktigaste funktioner på ett och samma ställe. Något som gör att ni behöver lägga mindre tid på administration och mer tid på det som ligger er varmast om hjärtat – kärnverksamheten.
Testa systemet gratis i 14 dagar eller boka en demo så berättar vi mer om hur Blikk kan underlätta vardagen för just dig och ditt företag!
