Projektledare har mycket att vinna på att digitalisera sina arbetssätt och processer. Men hur lyckas man egentligen med detta? Här delar vi med oss av en handfull tips som hjälper dig att bli en mer digital projektledare!
Vad krävs för att bli en digital projektledare?
För att övergången till ett mer digitalt förhållningssätt ska bli lyckad krävs det en viss grad av digital mognad. Därutöver handlar det i stor utsträckning om att ha rätt inställning till förändringen. Du bör exempelvis vara öppen för att sätta dig in i nya system och metoder.
När du väl har anammat det nya förhållningssättet bör du också vara medveten om att arbetet inte slutar där. Det digitala landskapet är under ständig förändring, vilket innebär att du kommer vara tvungen att arbeta agilt.
Läs mer: Så lyckas du med konsten att leda framgångsrika projekt
5 tips för att digitalisera dina arbetssätt
Här har vi samlat en handfull tips som hjälper dig att bli mer digital:
Använd ett projektverktyg
Det allra första du bör göra är att implementera ett system som underlättar projekthanteringen och gör det möjligt att digitalisera dina arbetssätt och metoder. När du letar efter denna typ av system bör du bland annat säkerställa att det:
- Innehåller de funktioner du söker
- Är molnbaserat
- Är lätt att använda
- Uppdateras med ny funktionalitet
- Finns möjlighet att få utbildning och rådgivning
Med Blikk får du ett molnbaserat och användarvänligt system som ger dig full koll på alla kommande, pågående och avslutade projekt – från planeringen till uppföljning!
Läs mer: 5 funktioner du bör kräva av ett verktyg för projektplanering
Skapa digitala arbetsflöden
Nästa steg är att bygga upp digitala arbetsflöden som hjälper dig att överblicka och visualisera projektens olika faser. Med hjälp av Blikks överskådliga projekttavla, som bygger på Kanban-metoden, kan du enkelt skapa arbetsflöden som är anpassade för olika projekt. Tavlorna kan anpassas med egna kolumner och uppgiftskort beroende på vilken process och vilka moment arbetet innefattar.
Arbetar du i flera parallella projekt kan det finnas uppgifter som är kopplade till många olika uppgiftstavlor. Under Mina uppgifter får du en tydlig överblick av dessa.
Du kan även använda vår mobilapp för att få en tydlig överblick av dina uppgifter och status på dessa.
Läs mer: Så blir du bättre på att prioritera dina arbetsuppgifter
Bjud in och samarbeta med dina medarbetare
För att underlätta och effektivisera projektarbetet bör du även introducera dina medarbetare till de digitala metoderna. I Blikk kan du enkelt bjuda in medlemmar till de olika projekten. Du har dessutom möjlighet att delegera uppgifter till respektive medarbetare, förse dem med ett start- och slutdatum samt skapa överskådliga checklistor som hjälper till att driva projektet framåt. På så sätt vet alla inblandade vad som ska göras, av vem, och när.
Läs mer: Nycklar till bra samarbete på jobbet
Följ upp och utvärdera projekten
En av de allra viktigaste aspekterna när man arbetar projektbaserat är att följa upp och utvärdera resultatet. Hur har det gått i förhållande till de uppsatta målen? Med Blikk blir det enklare än någonsin att göra utförliga uppföljningar av ekonomin, tidsåtgången och andra viktiga nyckeltal.
Tack vare projektekonomi-funktionen kan du samla artikeltyper för intäkter och kostnader – t.ex. fast pris och arbetad tid eller leverantörsfakturor och kvitton – till egna kalkylposter. Därefter kan du följa upp utfallet på respektive kalkylpost samt göra olika jämförelser mellan budget, utfall och det bokförda värdet.
Inne i tidsfliken har du också möjlighet att följa upp den faktiska tidsåtgången i förhållande till din tidskalkyl.
När ett projekt har avslutats kan du ta ut rapporter som möjliggör en djupare analys. Något som i sin tur kan ge dig värdefulla insikter inför kommande arbeten.
Läs mer: Så lyckas du med uppföljningen av dina projekt
Skicka digitala fakturor
För att maximera lönsamheten i dina projekt är det viktigt att inga fakturerbara timmar, artiklar och utlägg tappas glöms bort vid faktureringen. Med Blikks system blir det enkelt att ta fram kompletta fakturaunderlag. Du missar inga timmar, kostnader eller påslag eftersom allt finns samlat på ett ställe. Kopplar du programmet till ditt ekonomisystem kan du dessutom fakturera med några få klick.
Underlätta vardagen med Blikk
Struktur och överblick är essentiella faktorer för att lyckas som digital projektledare. Med Blikks molnbaserade system kan du vara säker på att få full koll på alla aspekter i dina kommande projekt!
