Allt fler företag väljer att anamma ett agilt arbetssätt i sina projekt. Men vad innebär egentligen detta? Och hur lyckas man driva agila projekt på bästa sätt? Här reder vi ut alla frågetecken.
Vad kännetecknar agila projekt?
Idag finns det flertalet metoder som har börjat ersätta de traditionella förhållningssätten som företag historiskt sett har använt vid projektarbeten. En av de metoder som har vuxit i popularitet under de senaste åren är agil projektledning.
Det som kännetecknar projekt som drivs med ett agilt förhållningssätt är att de tillåter dig att vara flexibel och anpassa arbetet efter nya förutsättningar, utan att förlora strukturen och den ursprungliga målsättningen.
Den agila modellen ligger även till grund för många andra populära projektmetoder såsom Scrum, Kanban och Lean.
Vad är skillnaden mellan agila och traditionella projekt?
En av de främsta sakerna som skiljer agila projekt från traditionella är att de delas upp i flera delmoment. I agila projekt arbetar även självorganiserande och tvärfunktionella team. Målet är att arbeta snabbt och flexibelt genom att hela tiden testa sig fram och tillsammans i projektteamet skapa både problemformuleringar och lösningar.
Hur anammar man ett agilt arbetssätt?
För att framgångsrikt leda ett agilt projekt från start till mål bör du:
1. Definiera ett tydligt mål
Det allra första du bör göra är att definiera ett tydligt mål, vad är det som ska vara uppnått när projektet är slutfört? Här kan det vara en god idé att använda dig av SMART-modellen, vilket innebär att målet ska vara:
- Specifikt
- Mätbart
- Accepterat (av alla inblandade)
- Realistiskt
- Tidsatt
Läs mer: Uppnå dina mål med enkel projektplanering
2. Dela in projektet i delmoment
En av de mest grundläggande principerna i agila projekt är att de ska delas in i mindre delmoment eller faser. Tanken är att leverera delar av det slutgiltiga resultatet under resans gång, istället för att göra en stor leverans i slutet. Genom att successivt göra mindre leveranser är det enklare att arbeta med kvalitetssäkring, samtidigt som det ges större utrymme att vara flexibel och komma på nya lösningar baserat på uppkomna utmaningar.
Du kan med fördel använda dig Blikks överskådliga projekttavla, som bygger på den beprövade Kanban-metoden, för att visualisera de olika momenten samt skapa uppgifter och checklistor som hjälper till att driva projektet framåt.
3. Bestäm en deadline
Nästa steg är att bestämma en deadline för det övergripande projektet, men också för de olika delmomenten. I Blikk kan du enkelt göra en tidskalkyl för projektet samt tidsbestämma varje enskild uppgift med ett start- och slutdatum.
4. Sätt ihop ett lämpligt team
Beroende på projektets omfattning kan antalet projektmedlemmar variera. Det kan även krävas personer med olika kompetenser. Fundera på vilka medarbetare som är bäst lämpade för att skapa ett tvärfunktionellt team.
För att allokera resurserna på rätt sätt kan du med fördel använda dig av resursplaneringen i Blikk. All planerad tid matchas mot kapacitet och ordinarie arbetstider, vilket underlättar resursplaneringen i projektet samtidigt som det säkerställer en jämnare arbetsbelastning och nöjdare medarbetare.
Läs mer: Maximera framgången med ett bra projektteam
5. Gör en budget
När du bestämt en deadline och satt ihop ett lämpligt team är det dags att göra en budget. Något som blir enklare än någonsin med Blikks projektekonomi-funktion. Du kan enkelt omgruppera artikeltyper för intäkter och kostnader (exempelvis fast pris och arbetad tid eller leverantörsfakturor och kvitton) till egna kalkylposter. De enskilda posterna kan sedermera förses med en budget.
6. Granska och justera tidsplanen vid behov
Trots att man har satt upp en tidsplan som är tänkt att sammanfalla med deadline kan det uppstå oförutsedda händelser som leder till förseningar. Likaså kan det vara så att ett moment tar kortare tid än beräknat. Det gäller därför att du löpande granskar tidsplanen och kontrollerar hur faserna och uppgifterna ligger till i förhållande till estimaten.
Om du upptäcker att någon eller några av uppgifterna drar ut på tiden eller går snabbare än planerat, kan du behöva justera tidsplanen så att den stämmer överens med det faktiska utfallet.
7. Gör en projektuppföljning
Sist men inte minst bör du följa upp och utvärdera projektet. Något som enklast görs genom att besvara följande utvärderingsfrågor:
- Uppnådde vi målet?
- Höll vi oss till tidsplanen?
- Höll vi oss inom budgeten?
Det kan även vara lärorikt att samla alla som varit involverade i projektet och reflektera över vad det är som fungerat bra respektive dåligt, samt anledningarna till detta.
Läs mer: Så gör du en lyckad projektanalys
Underlätta projektarbetet med Blikk
Med Blikk får du full kontroll över företagets projekt. Du kan enkelt sätta upp projekt och skapa överskådliga tavlor, listor och uppgifter som gör det enkelt att föra projektet framåt samt följa hur arbetet går enligt den uppsatta tidsplanen. När ett projekt är avslutat finns möjligheten att skapa rapporter som sammanfattar all viktig historik som behövs för att kunna göra en utförlig utvärdering.
